Generalforsamlingen er øverste myndighet i selskapet og det viktigste møte man har. Det holdes som regel bare en gang i året og må gjennomføres innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår.
Det vil si at siste frist er 30.juni. Hvert aksjeselskap (AS) har også et styre. Det er styre som innkaller firmaets aksjonærer til generalforsamling. Det er aksjonærene som har stemmerett.
Invitasjon og innhold i innkalling til aksjonærene. #
Invitasjonen til aksjonærene må være sendt senest en uke før møtet skal holdes og innkallingen skal inneholde:
- Tid og sted for møtet
- Sakene som skal behandles
- Eventuelle forslag til endring av vedtektene
På Altinn sine sider kan du laste ned et eksempel på innkalling.
Hva gjør man på generalforsamling? #
Noen av de viktige oppgavene som besluttes av en generalforsamling er blant annet:
- Godkjenne årsregnskapet
- Bestemme om det skal betales utbytte (P.s Det er styret som foreslår hvor mye det skal utbetales i utbytte, og generalforsamlingen beslutter utbetalingen)
- Endringer i aksjekapital, fusjon, fisjon og vedtektsendringer
- Valg av styremedlemmer
Hva må dokumenteres, og hvordan gjør man det? #
Dette gjøres ved å føre protokoll. Alt som foregår på generalforsamlingen skal protokollføres. Det er strenge regler for innhold, lagring og signering. Dette står enkelt og godt forklart i aksjeloven, les mer her § 5-16.Protokoll.
Hvordan gjennomfører man selve generalforsamlingen? #
Det er som regel styrets leder som åpner møtet. De som er tilstede på møte må velge en møteleder, men noen selskaper har i vedtektene fastsatt hvem som skal være møteleder. I starten av møte må man få en oversikt over hvem som deltar og antall aksjer/stemmer. Antall aksjer gjenspeiler hvor mange stemmer man har. Beslutningene baserer seg på flertall prinsippet, det vil si mer enn halvparten må være for eller imot for at en sak avgjøres. En sjelden gang kan man oppleve at det er 50/50, da vil møteleders stemme avgjøre saken.
Mindre selskaper gjennomfører sjeldent en slik omfattende generalforsamling. Da er det åpning for å gjennomføre i en forenklet utgave.
Forenklet generalforsamling #
Denne varianten passer for små selskaper med få aksjonærer. Alle stemmegivere må være enige om dette, det vil si aksjonærene. I tillegg må de på en eller annen måte ha mulighet til å si noen om sakene på agendaen. Dette gjelder også revisor eller daglig leder, selv om disse ikke nødvendigvis er aksjeeiere.
Da kan man ha møte over telefon eller andre møteprogrammer på data’en. Enda enklere så kan man sende dokumentene elektronisk til aksjeeierne og signere elektronisk.
Det er egne regler som følger denne formen for gjennomføring og protokoll. Les gjerne mer om dette i Aksjeloven § 5-7.Adgang til forenklet generalforsamlingsbehandling.
Last ned mal for protokoll fra ordinær generalforsamling #
Gjør innleveringen enkelt med Visma eAccounting #
Ved å føre regnskapet i Visma eAccounting er regnskapet ditt satt opp etter bokføringsreglene. Samt at du enkelt kan levere både næringsoppgave og skattemelding direkte fra programmet.